GoBD und Nachweise

Was das Gesetz verlangt (Deutschland)

Geschäftliche E-Mails sind Handels- und Geschäftsbriefe und, soweit sie sich auf eine Buchung beziehen, Buchungsbelege. Nach deutschem Recht bedeutet das:

Aufbewahrungsfristen: 6 Jahre für Handelsbriefe (§ 257 HGB, § 147 AO), 8 Jahre für Buchungsbelege (seit 2025) und 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse.
GoBD (das BMF-Schreiben zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung): Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar sein. Verlangt werden außerdem eine Verfahrensdokumentation, die Protokollierung von Änderungen und die Aufbewahrung im Ursprungsformat: eine E-Mail bleibt eine E-Mail, kein Ausdruck.
„Unveränderbar“ heißt: Nach der Erfassung kann niemand, auch keine Administration, Inhalte ändern oder löschen, bevor die Frist abläuft; Löschungen nach Fristablauf werden selbst protokolliert. Wie weit Restow das auf dem jeweiligen Speicherziel erfüllt, steht weiter unten und unter Archivierung und Journaling.
„Zeitgerecht und vollständig“ heißt: Die Kopie soll entstehen, bevor ein Nutzer die Mail verändern oder löschen kann. Am sichersten gelingt das beim Transport, durch Journaling bei Exchange Online oder durch eine Kopie, die der Mailanbieter weiterleitet. Eine Erfassung aus dem Postfach (Graph, IMAP-Archivierung) ist zeitnah, aber nicht garantiert lückenlos, und Mail, die Restow nachträglich übernimmt, ist als nachträglich erfasst markiert: siehe Journaling oder zeitnahe Erfassung.
DSGVO, neben der GoBD: ein Löschkonzept nach Fristablauf, Auskunftsfähigkeit (Suche nach Person, für Auskunftsersuchen), Zugriffsbeschränkung und ein Legal Hold nur mit dokumentiertem Grund.

Wie das Archiv darauf zielt

Erfassung. Fünf Wege füllen das Archiv. Zwei erfassen echt, beim Transport, bevor ein Nutzer auf die Mail einwirken kann (ab Business): das Exchange-Online-Journaling und einfache Kopien, die ein Mailanbieter für IMAP-Konten und Google Workspace weiterleitet (seit 0.4.4). Zwei erfassen zeitnah, aus dem Postfach kurz nach der Zustellung (ab Business, seit 0.4.4): die Graph-Erfassung für Microsoft 365 und die IMAP-Archivierung für IMAP und Google Workspace. Zeitnahe Erfassung ist nicht vollständig: Eine Mail, die in der Lücke verschoben oder gelöscht wird, kann fehlen, und Restow kennzeichnet solche Mail als das, was sie ist. Aus Dateien importierte Mail lässt sich in jeder Edition gleichzeitig archivieren; sie gilt mit dem Import als erfasst, und ihre Aufbewahrung beginnt dann. Mail, die Graph-Erfassung oder IMAP-Archivierung einmalig aus dem vorhandenen Postfach übernehmen, ist als Nachträglich erfasst markiert. Dieselbe Mail aus mehreren Wegen bleibt ein Element mit dem stärkeren Weg; eine frühere, schwächere Erfassung bleibt unverändert im Archiv. Mail, die weder erfasst noch importiert wurde, ist nicht im Archiv.
Manipulationserkennung. Eine fortlaufende Hash-Kette über jedes archivierte Element, Tagesanker, die der Worker jede Nacht versiegelt, und eine Archivprüfung in drei Teilen: jedes Glied, der Abgleich mit den Ankern und auf Wunsch eine Stichprobe der gespeicherten Nachrichten, die zurückgelesen und mit ihrer Prüfsumme von der Erfassung verglichen werden. Wer Schreibzugriff auf die Datenbank hat, könnte die Kette samt Ankern neu berechnen, weshalb externe Anker geplant sind; in 0.4.7 bleiben die Anker innerhalb von Restow. Auf lokalen und NFS-Zielen erzwingt allein die Anwendung die Unveränderbarkeit. Mit Object Lock sind die versiegelten Datensätze bis zum Ende der Aufbewahrung gesperrt, und die Packs mit dem Nachrichteninhalt sind es ebenfalls, wo unveränderbare Backups für das Repository eingeschaltet sind, für den Zeitraum dieser Einstellung, nicht bis zum Aufbewahrungsdatum des Archivs. Die Langfassung steht unter Archivierung und Journaling.
Aufbewahrung und Legal Hold. In 0.4.7 eine feste Vorgabe von 8 Jahren, die am 31. Dezember des Jahres des Eingangs plus 8 Jahre endet (eine andere Frist lässt sich noch über keine Oberfläche und keine API setzen). Das deckt die 6 Jahre für Handelsbriefe und die 8 Jahre für Buchungsbelege ab, nicht die 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse. Ab Business blockiert ein Legal Hold je Mandant oder je Postfach die Löschung bis zur Aufhebung, und ein täglicher Löschlauf entfernt nur abgelaufene, nicht gehaltene Elemente und schreibt jede Löschung samt den Hashes des Elements in das hash-verkettete Audit-Log.
Nachweis. Suche über Betreff, Adressen und, bei importierter, erfasster und weitergeleiteter Mail, den Nachrichtentext (der Inhalt von Anhängen wird nicht durchsucht), mit dem Erfassungsweg, den anderen Wegen, die dieselbe Mail erfasst haben, und „nachträglich erfasst“ an jedem Treffer (eine Erfassung, die ein stärkerer Weg ersetzt hat, ist ausgeblendet, es sei denn, Sie verlangen sie, includeSuperseded), Export als EML in einer ZIP-Datei mit Manifest und Prüfsummen oder als MBOX (ohne laufendes Restow lesbar) und ein Nachweisbericht als JSON über die Integrations-API. Ein Prüfer-Export mit den Kettenwerten (CHAIN.txt) und ein signierter PDF-Nachweisbericht sind geplant.
Verfahrensdokumentation, geplant: ein Dokument je Mandant, aus der tatsächlichen Konfiguration und einer Vorlage erzeugt (Systembeschreibung, Erfassungswege, Speicherort, Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Aufbewahrung, Löschverfahren, Kontrollen, Verantwortliche, Änderungshistorie), als Markdown und PDF, versioniert und mit Datum. Sie gehört zur Prüfungsfähigkeit, sie ist keine Kür. Restow 0.4.7 erzeugt sie nicht. Das vollständige Dokument samt organisatorischer Prozesse bleibt nach GoBD die eigene Verantwortung der Steuerpflichtigen, weil die Prüfungsfähigkeit eines Archivs ebenso auf diesem Dokument beruht wie auf den Daten selbst.

Was Restow nicht behauptet

Keine Zertifizierung. Ein Zertifikat gibt es nicht: Die GoBD-Randziffern 179-181 stellen ausdrücklich fest, dass die Finanzverwaltung keine Positivtestate erteilt (weder im Rahmen einer Außenprüfung noch als verbindliche Auskunft), und dass das Zertifikat eines Dritten die Finanzverwaltung nicht bindet; die Verantwortung bleibt beim Steuerpflichtigen. IDW PS 880 ist ein Prüfungsstandard für Software, teuer und optional. Restow sagt, dass das Archiv für den GoBD-konformen Einsatz ausgelegt ist, und nennt die konkreten Maßnahmen.
Kein Werbebegriff statt einer Aussage. Begriffe, die Sicherheit gegenüber Prüfungen versprechen, haben keine gesetzliche Definition. Restow sagt „manipulationserkennbar (Hash-Kette)“ und nennt, was das jeweilige Speicherziel durchsetzt.
Kein Schluss aus einer Einstellung. Unveränderbare Backups und Ransomware-Erkennung sind technische Maßnahmen, die Backup-Daten schützen. Sie einzuschalten belegt nicht, dass ein Archiv oder ein Verfahren die GoBD erfüllt; das bleibt eine Beurteilung durch Ihre Steuerberatung.
Kein Ersatz für die Prüfung durch Steuerberatung oder Datenschutzbeauftragte.
Kein Anspruch über die bekannten Probleme der Erfassungswege hinaus. Die Wege, die aus einem Postfach oder im Transport eines Anbieters erfassen (ab Business, seit 0.4.4), wurden nur gegen simulierte Dienste getestet, Holds in einem Microsoft-365-Mandanten werden nicht erkannt, und der Empfänger prüft den Absender nicht. Siehe Archivierung.
Keine Vollständigkeit über das hinaus, was das Archiv erreicht hat. Nur erfasste oder importierte Mail ist darin. Für zeitnah erfasste Mail (Graph, IMAP-Archivierung) gibt es keine Garantie der Vollständigkeit; sie wird als das gekennzeichnet, was sie ist.
Keine Hardware-WORM-Garantie ohne Object Lock. Auf lokalem Speicher und NFS gilt die Unveränderbarkeit nur auf Anwendungsebene.

Weiterlesen

Backup vs. Archiv: warum das zwei getrennte Systeme sind und warum keines von beiden etwas aus Ihrem Postfach löscht.
Archivierung und Journaling: Erfassungswege, Hash-Kette, Speicherziele, Aufbewahrung und Legal Hold im Zusammenhang.
Vorschriften: eine Tabelle Anforderung für Anforderung, ob WORM-Speicher tatsächlich erforderlich ist, und wie sich die GoBD zu SEC 17a-4, FINRA und anderen Vorschriften verhält.
Archivierung: die Zusammenfassung und der aktuelle Stand (verfügbar und geplant), mit den Erfassungswegen und ihren bekannten Problemen.